Por mais que a gestão documental beneficie todos os departamentos e empresas, não importa a indústria, os contadores vão ser sem dúvidas os mais agradecidos. Na maior parte, eles são quem têm que lidar com a maior parte da papelada, examinando documentos financeiros e decidindo o que pode ficar e o que pode ir - especialmente durante a temporada de impostos.
Contratar um serviço de gestão documental oferece oportunidades para contadores se destacarem da competição em sua área, e a tecnologia desempenha um papel fundamental.
Agora, vamos ver como a gestão documental pode ajudar contadores e empresas a se tornarem mais lucrativas e competitivas no mercado.
1. Segurança
Seus contadores são responsáveis por manter seguros os documentos com algumas das informações financeiras mais sensíveis da empresa. Jogar extratos bancários imprudentemente num armário de arquivos trancado não é o suficiente para a era moderna.
Com uma gestão documental efetiva, seus documentos serão digitalizados e catalogados para que você possa limitar quem pode acessar as devidas informações. Este serviço não apenas protege seus documentos de serem roubados ou acessados indevidamente, mas também os protege de eventos catastróficos, minimizando riscos corporativos. Uma vez digitalizados, um incêndio, uma enchente ou um desastre natural não pode destruir as informações contidas nos documentos, apesar do documento físico ser destruido.
2. Organização
Quando chegar a hora das auditorias, será muito menos desgastante para seus funcionários. Garantindo que os contadores terão todos os documentos seguros e acessíveis em uma aplicação central, a temporada de impostos será uma brisa.
A contabilidade é simplificada, pois suas demonstrações financeiras, auditorias e todos os documentos relevantes serão digitalizados na aplicação de gestão de conteúdo, permitindo fácil recuperação em qualquer lugar.
3. Acessibilidade
Uma das principais teclas para qualquer departamento ou empresa de contadores bem-sucedido é a acessibilidade constante aos documentos necessários para o seu trabalho. Eles continuamente precisam recuperar e arquivar documentos, às vezes remotamente.
Com um sistema de gestão de documentos efetivo, você consegue acessar seus documentos remotamente e limitar a acessibilidade a certos documentos, mantendo a segurança das informações. Com acesso remoto digital e um bom cronograma de retenção, sua empresa funcionará em um ritmo muito mais eficiente.
4. Recuperação tributária
Em tempos de crise, empresas têm usado cada vez mais a recuperação tributária - cobranças que ocorrem principalmente por falhas na burocracia, adoção de métodos ineficientes de coleta, processos fiscais imprecisos e outros fatores - em ordem de minimizar os impactos dos impostos em suas organizações. Essa alternativa legal pode retornar dinheiro e impulsionar as finanças.
Muitas organizações planejam recuperar este valor, mas não sabem por onde começar nem a quem recorrer. Uma forma de efetivar o início e garantir um processo bem sucedido é ter seus documentos gerenciados, uma vez que há casos onde comprovantes de pagamentos e outros documentos perdidos, fragmentados ou deteriorados levam a perda do reembolso dos impostos.
A Smartscan é comprometida em lidar com suas necessidades de gerenciamento de documentos de maneira confiável, segura e com recursos tecnológicos mais avançados. Oferecemos serviços de guarda, digitalização, indexação e a gestão dos documentos para ajudar sua empresa a funcionar da forma mais eficiente possível.
Contate-nos para descobrir como podemos ajudá-lo.
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